Zbadaj, porównaj i wybierz odpowiedni program do obsługi danych
Wirtualni dostawcy danych
Znajdź odpowiednią platformę dla swojego projektu. Porównaj najlepszych dostawców według funkcji, bezpieczeństwa i opinii.

Bezpieczne udostępnianie plików

Dzisiejsze specjalisty i przedsiębiorstwa stale tworzą, konsumują i rozpowszechniają informacje. Prezentacje, dokumenty, arkusze kalkulacyjne i obrazy to tylko kilka przykładów od tej ogromnej ilości danych przesyłanych i udostępnianych w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Wiele z tych plików są przechowywane na komputerach osobistych, komputerach stacjonarnych i laptopach, podczas gdy inne rozmieszczone są na serwerach plików firmowych. Ale gdziekolwiek pliki nie byłyby przechowywane, użytkownicy muszą mieć dostęp do nich w biurze, w domu lub podczas podróży. Wiele organizacji przyjmuje własną politykę ‘przynieść własne urządzenie’ (BYOD – bring your own device), umożliwiając pracownikom dostęp, udostępnianie i manipulowanie danymi firmowymi za pomocą urządzeń osobistych, w tym laptopów, smartfonów i tabletów.

Pozwalając użytkownikom na dostęp i pracę z danymi przy użyciu wszelkiego rodzaju urządzeń wymagana jest bezpieczna „synchronizacja” między tymi urządzeniami. Ponadto, biorąc pod uwagę wspólny charakter działań opartych na danych, pliki muszą być dostępne dla użytkowników spoza przedsiębiorstwa – przez partnerów, akcjonariuszy, dostawców lub klientów. Podobnie jak w przypadku poufnych danych, udostępnianie plików musi być starannie kontrolowane.

Gdy użytkownicy biznesowi muszą szybko dzielić się plikami lub dokumentami, często włączają się do platformy udostępniania plików konsumenckich, które nie spełniają wymagań dotyczących bezpieczeństwa korporacyjnego i zgodności z przepisami.

Dzisiejsze użytkownicy biznesowi potrzebują prostego, łatwego sposobu zabezpieczenia udostępniania plików w środowisku biznesowym, które umożliwia im bezproblemowe uzyskiwanie dostępu do plików na wszystkich urządzeniach oraz współpracę z kolegami, klientami i partnerami, nawet poza firmową zaporą.

Istnieje kilka dróg, które użytkownicy zazwyczaj wybierają dla codziennego udostępniania plików, takie jak adresy e-mail, protokół transferu plików (FTP) lub hosting plików. Używanie poczty e-mail do udostępniania plików nie daje żadnej kontroli nad wysłaną treścią, sposobem jej uzyskiwania oraz ilością wysłanych lub przekazanych kopii. Tradycyjne systemy FTP zwiększają również ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych, ponieważ użytkownicy wprowadzają hasła w sposób niekontrolowany; właśnie wprowadzona treść może zostawać się na serwerach FTP przez jakiś czas, czasem przez wiele lat.

Synchronizacja i udostępnianie zbiorów danych o poziomie konsumenckim, takich jak Dropbox, są wygodne dla wielu użytkowników i ogólnie działają zgodnie z planem. Jednakże niedawne naruszenia bezpieczeństwa w takich usługach udostępniania plików powodują naruszenia poufności lub niemożność znalezienia danych w razie potrzeby. Takie niebezpieczne usługi udostępniania plików nie zawierają narzędzi do monitorowania, śledzenia ścieżek audytu lub innych ważnych funkcji udostępniania plików.

Korporacja IT zajmuje się brakiem kontroli nad poufnymi danymi i ryzykiem związanym z bezpieczeństwem i zgodnością, które zapewnia niepewne udostępnianie plików. Mówiąc prosto, niekontrolowane udostępnianie plików jest nieefektywne, zbyt drogie, zbyt ryzykowne, a przedsiębiorstwa stwarzają duże zagrożenie nie wywiązania się ze swoich obowiązków prawnych, regulacyjnych i najlepszych praktyk.

Bezpieczna synchronizacja plików w chmurce & rozwiązania dla udostępniania danych

Wirtualna przestrzeń danych stanowi alternatywę dla przedsiębiorstw, zastępującą usługi w zakresie udostępniania plików poczty elektronicznej, FTP i hostingu, tworząc kompletną, bezpieczną infrastrukturę w chmurze, która jest całkowicie pod kontrolą przedsiębiorstwa.

Wirtualna pokój danych równoważy potrzebę prostoty dla użytkownika końcowego, a także bezpieczeństwo, zarządzanie i elastyczność wymaganą przez przedsiębiorstwo, a dokładniej technologię IT, która wymaga możliwości zarządzania i kontrolowania działań związanych z udostępnianiem plików w celu ochrony najważniejszych informacji i danych aktywa organizacji.

Udostępnianie plików firmowych umożliwia użytkownikom przesyłanie i udostępnianie dokumentów, zdjęć, wideo, stosując różne urządzenia, takie jak smartfony, tablety i komputery osobiste.

Rozwiązanie wirtualnego pokoju danych umożliwia przedsiębiorstwom i usługodawcom skonfigurowanie udostępniania plików i synchronizacji ich użytkownikom, zapewniając pełną niezależność pracowników, dzięki czemu zespół może pracować z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia.

Bezpieczny dostęp do plików w wirtualnym pokoju danych w razie potrzeby poprawia wydajność i współpracę między zespołami. Wśród korzyści płynących z bezpiecznego udostępniania plików za pośrednictwem wirtualnej sali danych są:

  • alternatywa FTP dla dużych plików
  • bezpieczny dostęp do plików dla użytkowników BYOD
  • synchronizacja między urządzeniami
  • synchronizacja między witrynami i biurami
  • obszary pracy zespołowej
  • łatwość uczenia się, prosta obsługa

Centralne zarządzanie 

Wirtualny pokój danych oferuje obszerną centralną panel, która umożliwia administratorom zarządzać treścią, zaopatrywać, monitorować i wspierać poszczególnych użytkowników.

Pełna kontrola nad treścią

Wirtualny pokój danych pozwala utrzymać pełną kontrolę nad poufnymi informacjami i ewoluuje do dużej platformy zarządzania treścią przedsiębiorstwa, która umożliwi bezpieczną współpracę z zewnętrznymi partnerami, ekspertami i zainteresowanymi stronami.

Uprawnienia grup użytkowników mogą być również wykorzystywane do określania przywilejów użytkownika do konfigurowania udostępnionych folderów projektu. Dostęp do udostępnionych dokumentów jest ściśle kontrolowany, gdy administrator zarządza i odwoływa uprawnienia do otwierania, przeglądania, pobierania, drukowania, kopiowania, wklejania lub manipulacji dokumentami.

Synchronizacja wielu folderów

Z funkcją synchronizacji folderów pliki użytkownika są automatycznie synchronizowane między komputerem osobistym lub laptopem a folderem wirtualnego pokoju danych, umożliwiając dostęp do plików i zarządzanie nimi przez system kontroli. Dobry wirtualny pokój danych obsługuje synchronizację wielu folderów, dzięki czemu można wybrać dowolny folder do synchronizacji z VDR.

Współpraca zespołu projektowego

Rozwiązanie synchronizacji i udostępniania danych w wirtualnym pokoju danych umożliwia użytkownikom tworzenie przestrzeni roboczych w formie wirtualnych folderów danych w celu współpracy z kolegami, w tym można korzystać z następujących funkcji:

  • Zdefiniować uprawnienia dostępu do danych i ustawić ograniczony czas dostępu
  • Dwukierunkowa synchronizacja folderów na urządzeniach
  • Synchronizacja jednokierunkowa dla syndykacji plików
  • Udostępnianie jednorazowe z użyciem tymczasowych linków zaproszeniowych
  • Uprawnienia oparte na rolach umożliwiające użytkownikom tworzenie współużytkowanych folderów projektu

Minimalizacja ryzyka 

Bezpieczeństwo ochrony danych na urządzeniach, w transporcie i w czasie spoczynku. Obejmuje uwierzytelnianie dwuetapowe, zdalne usuwanie danych, szyfrowanie danych, zarządzanie prawami cyfrowymi (DRM), ochronę dokumentów i śledzenie dostępu. Bardziej zaawansowane pokoi wirtualne umożliwiają szyfrowanie DRM w celu ochrony plików pakietu Microsoft Office i plików PDF oraz egzekwowania kontroli pobierania, kopiowania, przechwytywania ekranu lub drukowania. Obsługiwany jest również chroniony widok dokumentów w przeglądarkach. Dostęp do udostępnionych dokumentów można cofnąć i usunąć; Ponadto dokument może być „rozłączony” lub niedostępny w celu cofnięcia wszystkich dostępów.

Udostępnianie plików w wielu platformach

Synchronizację i udostępnianie danych w wirtualnych pokojach danych obejmują agenty oprogramowania dla systemu Windows i Mac, a także aplikacje mobilne na urządzeniach z iOS, Androidem i Windows Mobile. Aplikacje mobilne obejmują zdalne wyczyszczenie funkcji umożliwiające usunięcie zsynchronizowanych danych w przypadku kradzieży lub zagubienia urządzenia przenośnego.

Bezpieczny interfejs

Niezależnie od tego, czy stosujecie naszą aplikację mobilną, wirtualny pokój danych zapewnia, że jakiekolwiek działania użytkownika powiązane z udostępnianiem plików będą bezpieczne w 100% przypadków bez konieczności stosowania dodatków Java do zarządzania dużych plików. Wszystkie wymieniane pliki są rejestrowane wraz z aktywnością i adresami IP.

Szczegółowa kontrola

Wirtualny pokój danych umożliwia administratorom rejestrowanie wszystkich dostępów do plików i synchronizowanie zdarzeń w celach audytorskich, zapewniając pełną kontrolę i przejrzystość jak i kogo dane są udostępniane.

Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami bezpieczeństwa. Szczegółowe i wiarygodne dzienniki audytu zapewniają, że wasze przedsiębiorstwo jest zawsze gotowe do kontroli nawet w trakcie odejścia od rygorystycznych przepisów dotyczących zgodności. Dzisiaj użytkownicy biznesowi wymagają dostępu do swoich plików w biurze, w domu lub w podróży. Korzystanie z różnych urządzeń, aby uzyskać dostęp do plików korporacyjnych – laptopów, komputerów stacjonarnych, smartfonów i tabletów – szybko staje się standardem. Wspólna natura działalności gospodarczej w większości spółek wymaga, aby użytkownicy mogli bezpiecznie udostępniać pliki. Bezpieczna synchronizacja i udostępnianie plików sprawia, że wirtualna przestrzeń danych staje się kluczową wymogą dla większości korporacji.