Zbadaj, porównaj i wybierz odpowiedni program do obsługi danych
Wirtualni dostawcy danych
Znajdź odpowiednią platformę dla swojego projektu. Porównaj najlepszych dostawców według funkcji, bezpieczeństwa i opinii.

Przewodnik wyboru

Wirtualny pokój danych oferuje wiele funkcji zabezpieczeń dokumentów które chronią przed włamaniem dokumenty firmowe i wrażliwe dane Użytkownika. Funkcje zabezpieczeń dokumentów obejmują od znaku wodnego do szyfrowania danych z kluczami szyfrowanymi przez klientów.

Dynamiczne znaki wodne

Dynamiczne znaki wodne są automatycznie dodawane do każdego dokumentu, który został pobrany z wirtualnego pokoju danych. Znak wodny może zawierać datę pobrania, nazwę projektu, imię, a nawet adres IP osoby, która pobrała dokument.

Wygaśnięcie dokumentu

Czasami nazywana „dokumentem autodestrukcyjnym” lub „zdalnym zniszczeniem” ta funkcja zabezpieczająca pozwala na cofnięcie prawa dostępu do dokumentu w dowolnym momencie, nawet jeśli użytkownik już pobrał plik. Ta funkcja ochrony dokumentów zapobiega niepożądanemu rozpowszechnianiu dokumentów.

Ograniczone wyświetlanie

Ta funkcja zabezpieczeń dokumentów umożliwia blokowanie części ekranu podczas przeglądania dokumentu w przeglądarce internetowej. Zapobiega to naruszeniom bezpieczeństwa, takim jak niechciane oglądanie w miejscach publicznych, wykorzystanie kamer do ataku lub przechwytywanie ekranu.

Szyfrowanie SSL 256-bitowe

256-bitowe szyfrowanie AES SSL to złoty standard transakcji bankowości elektronicznej i handlu elektronicznego. Sprawdźcie najwyższy standard szyfrowania danych podczas przesyłania danych do wirtualnego pokoju danych i odwrotnie, jak również podczas gdy dane są w nim przechowywane.

Ograniczenia dostępu do dokumentów

Zasady zabezpieczeń dokumentów umożliwiają określenie niestandardowych poziomów ochrony dokumentów. Dla każdego dokumentu w wirtualnym pokoju danych możecie określić prawa do przeglądania, udostępniania, edytowania lub pobierania oryginalnego lub oznaczonego znakiem wodnym dokumentu. Przycisk Print Screen (rzut ekranu) może być również ograniczony. Możecie określić prawa dostępu do dokumentu dla każdego użytkownika wirtualnego pokoju danych.

Backup danych

Kopia zapasowa danych dodaje kolejną warstwę zabezpieczeń dokumentów, zapewniającą, że dokumenty przesłane do wirtualnego pokoju danych nie mogą zostać utracone lub zniszczone. Poszukajcie wirtualnego pokoju danych, który oferuje archiwizację plików w czasie rzeczywistym za pośrednictwem szyfrowanych tuneli VPN.

Skanowanie wirusów

Wirtualne pokoje automatycznie skanują wszystkie przesłane dokumenty pod kątem wirusów lub innych wad. Większość wirtualnych pokoi nie zezwala na przesyłanie uszkodzonych plików.

Zabezpieczenie i szyfrowanie

W technologii szyfrowania o otwartym kodzie źródłowym dokumenty są automatycznie szyfrowane w trakcie otwierania, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi przez niezabezpieczoną sieć. Otwarte szyfrowanie zapewni, że dokumenty będą chronione podczas składowania, pozostając nieczytelnymi dla osób nieupoważnionych.

Wirtualne pokoje danych znajdują się w fizycznie zabezpieczonych centrach danych z wieloma środkami ochronnymi, które ograniczają dostęp do poufnych danych.

SOC  2 Certyfikat

SOC 2 to certyfikacja centrów danych, która zawiera oświadczenie o najlepszych wewnętrznych praktykach w celu zweryfikowania bezpieczeństwa, dostępności i prywatności wdrożonego wirtualnego repozytorium danych.

Certyfikat ISO 27001

ISO 27001: 2013 jest najbardziej rygorystyczną międzynarodową certyfikacją bezpieczeństwa informacji w sektorze technologii informacyjnych. Niniejsza norma zapewnia odpowiednie kontrole zapobiegające zagrożeniom bezpieczeństwa lub luk w zabezpieczeniach.

Certyfikat SSAE 16

Oświadczenie o obsłudze standardu 16 (SSAE 16 -Standards for Attestation Engagements – Normy dotyczące atestacji) jest jednym z najsurowszych standardów wymagających audytu wewnętrznych mechanizmów kontroli sprawozdawczości finansowej. Najczęściej wymagana w pokojach danych M & A, certyfikacja SSAE 16 oznacza, że ​​wirtualny pokój danych jest zgodny ze standardami wspierającymi ustawę Sarbanes-Oxley (SOX) – ustawa regulująca praktyki finansowe i ład korporacyjny.

Centrum Bezpieczeństwa Danych

Centra danych stosują fizyczne zabezpieczenia, surowe zasady dostępu, w tym systemy uwierzytelniania biometrycznego, uzbrojoną ochronę i nadzór, bezpieczne skarbce i klatki, z dostępem do bezprzerwowego zasilania, systemy tworzenia kopii zapasowych oraz systemy zapobiegania przeciwpowodziowe i przeciwpożarowe w ośrodkach danych.

Zapewnienie dostępu do właściwych osób jest integralnym elementem skutecznego wirtualnego pokoju danych. Uprawnienia muszą być ściśle zarządzane oraz zapewnienie i ograniczenie dostępu muszą być rzetelnie sprawdzane.Dostęp do zasad zabezpieczeń i funkcji zapobiegających naruszeniom zabezpieczeń zatrzyma nieautoryzowane logowanie lub zablokuje dostęp do niektórych informacji.

Dostęp z urządzeń przenośnych

Wirtualny pokój danych może zapewnić kontrolę dostępności dokumentów zabezpieczonych za pośrednictwem urządzeń mobilnych, oferując wyspecjalizowane aplikacje.

Uwierzytelnienie wielofakturowe

Ta funkcja zabezpieczeń dostępu zwiększa poziom ochrony żądając od użytkowników sprawdzenia swojej tożsamości na innym urządzeniu w celu uzyskania dostępu do danych. Ten krok uniemożliwia dostęp do pokoju danych z uszkodzonych lub skradzionych urządzeń.

Kolektywny dostęp

Właściciel wirtualnego pokoju danych może stworzyć grupy z predefiniowanymi poziomami uprawnień. Funkcja ta pomaga w zarządzaniu użytkownikami, a także dodaje dodatkowy poziom bezpieczeństwa.

Wielopoziomowe uprawnienia Użytkownika

Wirtualni administratorzy pokoju danych mogą określać poziom dostępu do dokumentu dla różnych użytkowników i przeznaczonych dla użytkownika grup, poprawiających bezpieczeństwo w pokojach danych i zapewniających kontrolę śladów aktywności danych w pokoju.

Drobnoziarnista kontrola dostępu

Administrator wirtualnego pokoju danych może zapewniać granularny lub oparty na rolach (role-based access control) dostęp do pokoju danych. Rozdzielone ustawienia uprawnień pozwalają kontrolować, kto ma dostęp do każdego pliku lub folderu w oparciu o rolę użytkownika w umowie lub stanowisku w spółce.

Dwustopniowe uwierzytelnianie

Dwuskładnikowe uwierzytelnianie zabezpiecza dodatkowy poziom obrony. Użytkownicy mogą logować się używając hasła i wysłanej na telefon komórkowy wiadomości tekstowej z unikatowym kodem weryfikacyjnym.

Wirtualny pokój danych zabezpiecza wszechstronne raportowanie i ścieżkę audytu dla każdej czynności czy aktywności, która była zauważona w granicach pokoju danych. Administratorzy mogą śledzić wszystkie działania  podejmowane na plikach

Ścieżka audytu

Ścieżka audytu jest chronologicznym zapisem wszystkiego, co zostało przesłane, wyświetlone lub pobrane w wirtualnym pokoju danych. Wszystkie działania na plikach są rejestrowane w tym przeglądanie plików, bezpieczne pobieranie, drukowanie i pobieranie.

Szczegółowe raporty Pokoju Danych

Każde logowanie się i każda aktywność w wirtualnym pokoju danych są opatrzone datą i udokumentowane. Automatycznie generowane raporty z audytu są wysyłane do administratora systemu pod koniec wskazanego okresu.

Zarządzanie różnymi wersjami dokumentu

Zarządzanie wersjami pozwala administratorom monitorować automatyczne zapisywanie ustawień dokumentu. Zależnie od ustawień, użytkownicy mogą śledzić wszystkie przemiany przez historię wersji i zawsze mieć najnowszą wersję dokumentu.

Powiadomienia

Administratorzy wirtualnego pokoju danych i użytkownicy, w zależności od poziomu dostępu, mogą otrzymywać powiadomienia podczas aktualizacji dokumentów lub przesyłania nowych plików.

Funkcje interfejsu użytkownika mogą uprościć procesy i przyspieszyć wykonywanie rutynowych zadań, jednocześnie eliminując krzywą uczenia się.

Strona Firmowa

Znajdźcie dostawcę, który pozwala dostosować wygląd swojego wirtualnego pokoju danych odpowiednio do palet kolorów i logo firmy.

 Przesyłanie zbiorcze

Przesyłanie i pobieranie zbiorcze pozwalają importować lub eksportować więcej plików lub folderów jednocześnie. Znajdźcie dostawców wirtualnych pokoi danych, które nie stawią ograniczeń według rozmiaru przesyłanych plików.

Opcja „przeciągnij i upuść’

Udogodnienie Przeciągnij i upuść oferowane przez menedżerów okien graficznych interfejsów użytkownika pozwala użytkownikom praktycznie pobrać pliki ze swojego urządzenia i umieścić je w wirtualnym pokoju danych, więc są one pobierane automatycznie.

Wyszukiwanie Pełnotekstowe

Zaawansowane wyszukiwanie pełnotekstowe daje możliwość łatwego wyszukiwania według nagłówków, meta tagów (znaczniki meta zawarte w sekcji nagłówkowej dokumentu) i treści określonych słów kluczowych, związanych z wyszukiwaniem, nawet w zeskanowanych dokumentach.

Linkowanie dokumentów

Pozwala użytkownikom na wstawianie linków z jednego dokumentu do drugiego, a także dzielić się linkami do pokoju danych z innymi autoryzowanymi użytkownikami.

Integracja z Microsoft Office

Integracja z pakietem aplikacji biurowych Microsoft pozwala użytkownikom na łatwy dostęp i przechowywanie plików z programów Word, Excel i PowerPoint w bezpiecznym wirtualnym pokoju danych.

Q&A Section

Q&A (Questions & Answers – Pytania i Odpowiedzi) to obszar wirtualnego pokoju danych, w którym użytkownicy mogą zadawać pytania dotyczące dowolnego dokumentu w pokoju danych innym użytkownikom lub administratorom. Większe wirtualne pokoje danych umożliwiają także utworzenie statycznej sekcji FAQ, w której użytkownicy mogą uzyskać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Płynne przewijanie dokumentów

Funkcja płynnego przewijania dokumentów umożliwia poruszanie się po folderach wygodnie przewijając dokumenty w folderze przy zachowaniu jednego dokumentu. Ta funkcja oszczędza wiele czasu dla użytkowników, którzy muszą zbadać foldery zawierające setki dokumentów.

Za pośrednictwem bezpiecznej platformy zarządzania kontraktami dowolne urządzenie może stać się obszarem roboczym. Pliki bezpiecznie przechowywane w wirtualnym pokoju danych są natychmiast dostępne za pośrednictwem portali uprawnień do każdej części transakcji. Powiadomienia w czasie rzeczywistym umożliwiają szybkie aktualizacje najnowszej transakcji.

Aplikacje iPad i iPhone

Platforma wirtualnego pokoju musi być kompatybilna z popularnymi urządzeniami – od komputerów і tabletów do smartfonów i zaprojektowana z uwzględnieniem specyfiki tych urządzeń.

Obsługa wielu urządzeń

Niektóre wirtualne pokoje danych współpracują z popularnymi produktywnymi aplikacjami, a bardziej zaawansowani dostawcy oferują swoim użytkownikom dedykowane aplikacje na iOS, Android, Blackberry i Windows.

Interfejs urządzenia mobilnego

Interfejs zoptymalizowany dla urządzeń przenośnych pozwala użytkownikom na łatwy dostęp do dokumentów i innych plików w wirtualnym pokoju danych z urządzeń mobilnych.

Obsługa wielu języków

Wielojęzyczny interfejs pomaga użytkownikom z różnych krajów uzyskać dostęp do wirtualnego pokoju danych w ich rodzimym języku, a bardziej zaawansowani dostawcy oferują wielojęzyczne indeksowanie dokumentów.

Wtyczki nie są wymagane

Wirtualne pokoje danych powinny umożliwiać przesyłanie i przeglądanie danych bez konieczności instalowania żadnych dodatkowych aplikacji lub dodatków innych producentów na swoich urządzeniach.