Organizacja pracy sali konferencyjnej
Organizacja pracy sali konferencyjnej (ang. boardroom software) – jest to ciężka praca. Odpowiednie zorganizowanie procesów wymaga czasu i znacznych wysiłków. Na szczęście istnieje rozwiązanie.
Wirtualne biura danych już stały się codziennym narzędziem wielu firm na całym świecie. Wyróżniają się one wygodą i łatwością użytkowania. Technologia ta pozwala zapomnieć o wszystkich problemach związanych z zarządzaniem danymi. Dzięki niej firmy mogą zrezygnować z korzystania z dokumentów papierowych i przenieść całą niezbędną dokumentację w online w celu ułatwienia dostępu i dystrybucji.
Niestety nie wszyscy właściciele firm wiedzą o oprogramowaniu dla organizacji pracy zarządu. Technologia ta stanowi dalszy rozwój biura danych, przekształcając go w coś więcej, niż wirtualną przestrzeń dla dokumentów. Zarząd potrzebuje mieć do dyspozycji możliwość dokładnego zarządzania. Wszystkie procesy muszą być pod kontrolą, każde spotkanie powinno być zapisane. Firmy muszą zapewnić niezawodną komunikację pomiędzy członkami Rady dyrektorów (zarządu) i osobami trzecimi. Portal wirtualnego zarządu ułatwia to zadanie.
TOP dostawców wirtualne sale konferencyjne
Co to jest wirtualna sala konferencyjna?
Głównym problemem, z którym codziennie musi zmagać się zarząd spółki, jest to, że nikt z kadry zarządzającej nie ma wystarczająco dużo czasu dla organizacji wszystkich procesów. A jeżeli skład zarządu jest dość liczny, pojawiają się dodatkowe trudności, ponieważ należy zorganizować nie tylko procesy robocze, ale i ludzi. W wielu zespołach związki urywają się naprawdę szybko, ponieważ wszyscy członkowie zespołu są zajęci swoimi zadaniami i za zwyczaj zapominają informować pozostałych o zmianach, które zaszły.
Prowadzi to do sytuacji, gdy dyrektorzy są nie tylko oderwane od siebie, ale i w ogóle nie kontrolują sytuację. W rezultacie każde posiedzenie zaczyna się od długich wyjaśnień na temat tego, co się w końcu dzieje w każdym departamencie. Przy tym każdy dyrektor powinien przejrzeć dokumenty, dostarczone przez innych, i wniknąć w potoczną sytuację. Na to tracimy dużo czasu i wysiłku, a po etapie wyjaśnień wszyscy już są zmęczeni i rozproszone. W końcu takie posiedzenia stają się zbyt długie i bezproduktywne.
Oprogramowanie do organizacji pracy zarządu (ang. board meeting software) pozwala lepiej się przygotować do posiedzeń. Właściwie jest to wirtualne repozytorium danych. Wykorzystując tę technologię, każdy dyrektor może z łatwością uzyskać dostęp do niezbędnych dokumentów i zapoznać się z nimi do początku spotkania. Pozwala to zaoszczędzić czas i zapewniać poinformowanie wszystkich zainteresowanych stron. Ponadto, aplikacja ta zapewnia użytkownikom mnóstwo innych przydatnych funkcji, które pozwalają zoptymalizować pracę zespołową i wydajność zarządu.
Jakie funkcje zapewniają wirtualne biuro danych?
Czaty i dyskusje
Na stronie zarządu wirtualnego użytkownicy mogą uczestniczyć w dyskusjach. Tutaj są czaty dla całego zespołu. Ponadto, dyrektorzy mogą tworzyć mniejsze pokoje (czaty) do dyskusji poufnych pytań. Oprócz tego jest przewidziana funkcja, która pozwala zaznaczać i komentować pewne części dokumentów. Z jej pomocą członkowie zarządu mogą bardziej przedmiotowo i wygodnie omawiać szczegóły. Kombinując wszystkie te narzędzia do wymiany informacji, zarząd spółki może zapewnić najwyższy poziom poinformowania i działać bardziej skutecznie.
Narzędzie do głosowania
Wirtualna sala konferencyjna zapewnia wygodny sposób planowania posiedzeń. Za pomocą narzędzia do głosowania członek zarządu może wybrać czas i datę, które będą dopasowane do wszystkich. Pozwoli to znacznie poprawić frekwencję. Ponadto, funkcja ta pozwala rozwiązywać drobne problemy, wynikające pomiędzy posiedzeniami. W wyniku czego członkowie zarządu mogą szybko podejmować decyzje, ustawiać cel, tworzyć zadania i je wykonywać.
Analityka
W wirtualnej sali konferencyjnej członkowie zarządu mogą tworzyć zadania dla siebie i innych uczestników. Dzięki temu mogą oni wykorzystać do organizacji swojej pracy nie tylko oddzielnie wzięty plan, ale także uwzględniać działania innych departamentów. Pomaga to zapewnić poinformowanie i gotowość do kolejnych posiedzeń.
Dyrektorzy, używając portalu zarządu, mogą uzyskać dostęp do szczegółowych statystyk, prezentujących wyniki działalności zarządu i całej firmy. Pozwoli to wykrywać problemy i je rozwiązywać, usprawniając procesy robocze.
Zapis posiedzeń
Każde posiedzenie można zapisać, a odpowiednia informacja zostanie utrwalona w wirtualnej sali konferencyjnej. Później uczestnicy będą mogli wracać do nagrań w celu odświeżenia pamięci i podejmowania bardziej świadomych decyzji. Funkcja ta będzie szczególnie przydatna, jeśli firma organizuje spotkania nie zbyt często. Ponadto, nagrania pomogą rozwiązywać spory, dostarczając dyrektorom niezaprzeczalne dowody.
Stały dostęp
Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do portalu zarządu w każdej chwili z dowolnego miejsca. Jest to bardzo wygodnie, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że zazwyczaj w ramach podtrzymania stosunków międzynarodowych kadra zarządzająca musi dużo podróżować. Używając wirtualną salę konferencyjną łatwo zebrać posiedzenie, nawet jeśli niektórzy uczestnicy nie mogą uczestniczyć osobiście. Mogą oni dołączyć do posiedzenia za pomocą internetu i śledzić pytania, mając do dyspozycji wszystkie niezbędne dane w aplikacji dostępu do sali konferencyjnej.
Oczywiście, żadne technologie same w sobie nie są w stanie poprawić proces pracy. Do zarządzania każdym oprogramowaniem potrzebny jest człowiek. Dlatego, implementując portal zarządu w Państwa proces roboczy, pomyśl o tym, kto będzie obsługiwał niezawodną pracę oprogramowania. Jeśli prawidłowo korzystać z tej technologii, może ona dać istotny impuls Państwa firmie.