Większość osób codziennie korzysta z oprogramowania do zarządzania plikami (menager plików) bez zastanawiania się nad tym. Tworzą foldery, przenoszą dokumenty i wyszukują określone pliki. Dla użytkowników indywidualnych to zazwyczaj wystarcza. Jednak w przypadku firm często właśnie tam zaczynają się problemy.
Podstawowy menedżer plików może obsługiwać te rutynowe zadania, ale nie został stworzony z myślą o bardziej złożonych scenariuszach. Nie jest to na przykład rozwiązanie dla sytuacji, w których wiele zespołów współpracuje nad poufnymi dokumentami. Nie nadaje się również do audytów regulacyjnych i złożonych transakcji, takich jak fuzje i przejęcia lub pierwsze oferty publiczne. W takich przypadkach firmy polegają na bezpieczniejszych i bardziej zaawansowanych rozwiązaniach.
W tym artykule wyjaśniono, do czego służą menedżery plików, gdzie mają one swoje ograniczenia w kontekście biznesowym i jakie istnieją alternatywy. Omówimy również, czym różnią się one od platform przechowywania danych w chmurze i wirtualnych pokojów danych. Celem jest pomoc w ustaleniu, czy obecne podejście do zarządzania plikami odpowiada rzeczywistym potrzebom w zakresie bezpieczeństwa i operacyjnym.
Czym jest menedżer plików?
Menedżer plików to oprogramowanie służące do zarządzania plikami danych. Jest to proste rozwiązanie, w którym użytkownicy mogą przeglądać foldery, przeciągać pliki między lokalizacjami oraz wykonywać operacje za pomocą menu i przycisków.
Każdy system operacyjny zawiera natywny menedżer plików. Windows ma Eksploratora plików, macOS używa Findera, a dystrybucje Linuksa są wyposażone w opcje takie jak Nautilus lub Dolphin. Podstawowe funkcje tych narzędzi to:
- Tworzenie i porządkowanie plików.
- Przenoszenie i kopiowanie dokumentów między lokalizacjami.
- Wyszukiwanie plików na podstawie nazwy, typu, daty lub zawartości.
- Zmiana nazw i usuwanie informacji w razie potrzeby.
- Sprawdzanie rozmiaru pliku, daty utworzenia, historii modyfikacji i typu formatu.
Menedżery plików zarządzają również podstawowymi uprawnieniami. W systemach wieloużytkownikowych umożliwiają administratorom kontrolowanie, kto może odczytywać, zapisywać lub wykonywać określone pliki.
Jak menedżery plików są wykorzystywane w środowiskach biznesowych
Zasadniczo zarządzanie plikami w biznesie działa inaczej niż w przypadku użytkowania osobistego. Wynika to z faktu, że stawka jest wyższa i zaangażowanych jest znacznie więcej osób. Mailchimp zwraca uwagę, że w przypadku menedżera plików dla biznesu istnieją również ramy zarządzania informacjami i danymi, które określają sposób tworzenia, przechowywania, uzyskiwania dostępu i zatrzymywania plików. Typowe przypadki użycia obejmują:
| Przykład zastosowania | Kluczowe działania | Korzyści |
| Organizacja dokumentów | Tworzenie struktur folderówKonwencje nazewnictwa Organizacja według działów/projektów | Łatwe wyszukiwanieSkrócenie czasu wyszukiwania Spójna struktura |
| Współpraca zespołowa | Ustawianie uprawnieńKontrola wersjiWspólna edycja dokumentów | Współpraca w czasie rzeczywistymMniej załączników do wiadomości e-mailJedno źródło informacji |
| Zarządzanie klientami | Tworzenie folderów dla poszczególnych klientówPrzechowywanie umów, ofert, korespondencji | Profesjonalna obsługa klientówSzybki dostęp do historii klientaBezpieczne rozdzielenie danych |
| Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo | Wdrażanie uprawnień opartych na rolachŚcieżki audytuSzyfrowanie | Ochrona danychZgodność z przepisami Zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi |
| Automatyzacja przepływu pracy | Tworzenie szablonów, automatycznych reguł archiwizacji, przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem | SpójnośćMniejsze nakłady pracy ręcznejKrótszy czas realizacji |
| Zarządzanie wiedzą | Przechowywanie zasad, procedur, materiałów szkoleniowych | Zachowana wiedza instytucjonalnaŁatwiejsze wdrażanie nowych pracownikówStandaryzacja operacji |
| Wsparcie pracy zdalnej | Synchronizacja plików między urządzeniamiDostęp offlineKompatybilność z urządzeniami mobilnymi | Elastyczne warunki pracyKoordynacja pracy zespołu |
| Kopia zapasowa i odzyskiwanie | Zaplanowane kopie zapasoweHistoria wersjiPlany przywracania danych po awarii | Ciągłość działaniaOchrona przed utratą danychMinimalny czas przestoju |
| Zarządzanie finansami | Porządkowanie faktur, rachunków, sprawozdań finansowych, dokumentów podatkowych | Gotowość do audytuŚledzenie finansówUporządkowane rejestry do celów sprawozdawczości |
| Zarządzanie projektami | Przechowywanie planów projektów, wynikówNotatki ze spotkań, harmonogramy | Przejrzyste śledzenie projektów Widoczność dla interesariuszyDokumentacja kamieni milowych |
Najważniejsze cechy nowoczesnego menedżera plików dla biznesu
Zarządzanie plikami biznesowymi wymaga funkcji wykraczających poza możliwości narzędzi przeznaczonych dla konsumentów. Firmy potrzebują funkcji, które wspierają produktywność, zapewniają bezpieczeństwo i pozwalają zachować kontrolę operacyjną.
Zaawansowane wyszukiwanie i filtrowanie
Gdy liczba plików sięga tysięcy, podstawowe przeglądanie staje się nieefektywne. Wydajny menedżer plików powinien oferować:
- Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści dokumentów
- Filtrowanie metadanych według daty, autora lub typu pliku
- Wiele jednoczesnych kryteriów wyszukiwania
- Zapisywanie zapytań wyszukiwania dla powtarzających się potrzeb
Wersjonowanie plików i historia
Kontrola wersji zapobiega utracie pracy i nieporozumieniom:
- Śledź, kto wprowadził zmiany i kiedy
- W razie potrzeby przywróć poprzednie wersje
- Porównaj różne wersje obok siebie
- Zapobiegaj powstawaniu sprzecznych kopii i niejasnych „ostatecznych” wersji
Kontrola uprawnień i dostępu
Szczegółowe uprawnienia wykraczają poza prosty dostęp do odczytu/zapisu:
- Dostęp oparty na rolach powiązanych z funkcjami stanowiska
- Prawa tylko do odczytu dla recenzentów, prawa do edycji dla autorów
- Wygasające uprawnienia do tymczasowego dostępu
- Ograniczenia dotyczące pobierania lub drukowania poufnych plików
Integracja z usługami w chmurze
Współczesne firmy korzystają z wielu platform. Skuteczne menedżery plików powinny:
- Łączyć się z pocztą elektroniczną, narzędziami do zarządzania projektami i pamięcią w chmurze
- Ograniczać powielanie plików w różnych systemach
- Umożliwiać płynny przepływ pracy między aplikacjami
- Obsługiwać automatyczną synchronizację plików
Automatyzacja i operacje wsadowe
Skalowanie wymaga automatyzacji:
- Zmiana nazw plików zbiorczo w celu zapewnienia spójności
- Masowe zmiany uprawnień w katalogach
- Zaplanowane kopie zapasowe i archiwizacja
- Skryptowe przepływy pracy dla powtarzalnych zadań
Te funkcje odróżniają profesjonalne menedżery plików od podstawowych narzędzi. Odpowiadają one na realia operacyjne środowisk biznesowych, w których brak organizacji powoduje ryzyko, a nieefektywność generuje koszty.
Ograniczenia tradycyjnych menedżerów plików do użytku B2B
Większość systemów zarządzania dokumentami została zaprojektowana z myślą o jednej osobie organizującej pliki na własnym komputerze. Sprawdzają się one dobrze w użytku osobistym. Brakuje im jednak funkcji kontroli, śledzenia i bezpieczeństwa, których potrzebują firmy. Główne ograniczenia obejmują:
Ograniczona kontrola dostępu
- Można nadać tylko pełny dostęp, dostęp tylko do odczytu lub brak dostępu
- Brak możliwości wyświetlenia pliku bez możliwości jego pobrania
- Brak możliwości ustawienia tymczasowego dostępu, który wygasa po dwóch tygodniach
- Zmusza do nadmiernego udostępniania (ryzykowne) lub niedostatecznego udostępniania (spowalnia pracę)
Brak śledzenia aktywności
- Nie można sprawdzić, kto otworzył poszczególne pliki.
- Brak rejestru, kiedy ktoś uzyskał dostęp do dokumentu
- W przypadku wycieku pliku nie ma możliwości zbadania, co się stało
- Brak ścieżki audytu (szczegółowego rejestru wszystkich działań związanych z plikami)
Słabe zabezpieczenia
- Menedżery plików polegają na systemie operacyjnym w zakresie ochrony
- Brak wbudowanego szyfrowania dla poufnych dokumentów
- Nie można znakować plików informacjami o przeglądającym
- Brak automatycznych alertów w przypadku próby nieautoryzowanego dostępu
Słaba współpraca zewnętrzna
- Załączniki do wiadomości e-mail: po wysłaniu tracisz nad nimi kontrolę
- FTP lub dyski współdzielone: skomplikowana konfiguracja, trudne w użyciu dla klientów
- Brak profesjonalnego sposobu udostępniania poufnych plików partnerom biznesowym
- Nie można cofnąć dostępu po udostępnieniu plików
Brak wsparcia w zakresie zgodności z przepisami
- Branże takie jak opieka zdrowotna i finanse mają surowe zasady dotyczące danych
- Przepisy wymagają dowodu, kto uzyskał dostęp do jakich danych i kiedy
- Konieczność automatycznego przechowywania plików (przechowywanie plików przez wymagany okres czasu)
- Standardowe narzędzia do zarządzania plikami nie są w stanie spełnić tych wymagań
Luki te stwarzają realne ryzyko biznesowe w miarę rozwoju firm.
Menedżer plików a przechowywanie w chmurze a wirtualne pokoje danych
Firmy często mylą menedżery plików, pamięć w chmurze i wirtualne pokoje danych, ponieważ zasadniczo wszystkie one służą do przechowywania plików. Jednak różnice są bardziej zauważalne, jeśli chodzi o przypadki użycia i konkretne funkcje. Oto, czym różnią się te rozwiązania biznesowe:
| Funkcja | Menedżer plików | Przechowywanie w chmurze | Wirtualny pokój danych |
| Główne zastosowanie | Organizacja plików lokalnych | Współdzielenie plików przez zespół | Bezpieczne transakcje biznesowe |
| Kontrola dostępu | Podstawowe uprawnienia | Udostępnianie na poziomie folderów | Precyzja na poziomie dokumentów |
| Ścieżki audytu | Brak lub minimalne | Podstawowe dzienniki aktywności | Szczegółowe śledzenie |
| Współpraca zewnętrzna | Ograniczona | Udostępnianie linków | Kontrolowany dostęp gości |
| Poziom bezpieczeństwa | Zależny od systemu operacyjnego | Szyfrowane przechowywanie danych | Szyfrowanie na poziomie bankowym |
| Funkcje zgodności | Brak | Podstawowe | Stworzony z myślą o przepisach |
| Typowi użytkownicy | Pojedynczy pracownicy | Zespoły i działy | Kierownictwo, dział prawny, dział finansowy |
Kiedy menedżer plików nie wystarcza: wirtualne pokoje danych
Niektóre scenariusze biznesowe natychmiast ujawniają ograniczenia menedżera plików. Sytuacje te wiążą się z wysoką stawką, wieloma stronami i poważnymi konsekwencjami w przypadku naruszenia bezpieczeństwa.
Wirtualne pokoje danych, niektóre z najpopularniejszych wymienionych tutaj w serwisie datarooms.pl, powstały w celu wypełnienia tych luk. Są one specjalnie zaprojektowane do kontrolowanej współpracy nad poufnymi plikami biznesowymi.
Podstawową różnicą jest zaufanie. Menedżer plików zakłada, że pliki są stosunkowo bezpieczne, a użytkownicy są ogólnie godni zaufania. Wirtualny pokój danych zakłada, że poufne informacje wymagają aktywnej ochrony, a każdy dostęp musi być dokumentowany.
Czym wyróżniają się wirtualne pokoje danych
Kluczowe funkcje, których nie mają standardowe menedżery plików:
- Dynamiczne znakowanie wodne. Dokumenty zawierają nazwisko i adres e-mail osoby przeglądającej na każdej stronie.
- Dostęp tylko do przeglądania. Użytkownicy mogą czytać pliki, ale nie mogą ich pobierać, drukować ani robić zrzutów ekranu.
- Wygasający dostęp. Uprawnienia wygasają automatycznie po upływie określonego czasu.
- Szczegółowe analizy. Śledź czas spędzony na każdej stronie i dokumenty, które cieszyły się największym zainteresowaniem.
- Bezpieczne pytania i odpowiedzi. Wbudowana funkcja przesyłania wiadomości, która pozwala dołączać pytania do konkretnych dokumentów.
- Certyfikaty zgodności. Wbudowana zgodność z SOC 2, ISO 27001, HIPAA i RODO.
Dostawcy tacy jak iDeals i Firmex specjalizują się w tych środowiskach o wysokim poziomie bezpieczeństwa. Stworzyli platformy dla scenariuszy, w których pojedynczy wyciek danych może zakłócić transakcję lub spowodować powstanie odpowiedzialności prawnej.
Przykłady zastosowań biznesowych, w których zaawansowane zarządzanie plikami ma kluczowe znaczenie
Zaawansowane zarządzanie plikami staje się priorytetem w sytuacjach, w których stawka jest wysoka. Typowe przypadki użycia obejmują:
Fuzje i przejęcia oraz due diligence
Fuzje i przejęcia wiążą się z przekazywaniem ogromnych ilości poufnych dokumentów inwestorom, prawnikom i doradcom. W związku z tym dostęp do nich musi być ściśle kontrolowany (może być ograniczony czasowo). Ponadto każde wyświetlenie lub pobranie tych dokumentów musi być śledzone.
Bez takiego poziomu kontroli poufne dane biznesowe mogą łatwo wyciec lub zostać niewłaściwie wykorzystane. Stwarzałoby to poważne ryzyko prawne i finansowe.
Zarządzanie dokumentami prawnymi
W pracy prawniczej najważniejsza jest dokładność, kontrola wersji i odpowiedzialność. Umowy, polityki i akta spraw są stale przekazywane między różnymi zespołami i podmiotami zewnętrznymi.
Zaawansowane zarządzanie plikami pomaga zapobiegać nieautoryzowanym zmianom. Zapewnia przejrzystą historię wszystkich wersji dokumentów, a nawet pokazuje, kto i kiedy uzyskał dostęp do każdego dokumentu. Chroni to zarówno firmę, jak i jej klientów.
Sprawozdawczość finansowa i audyty
Dokumenty finansowe muszą być w 100% dokładne, kompletne i możliwe do prześledzenia. Procesy audytowe wymagają jasnych zapisów dotyczących tego, kto uzyskał dostęp do plików i jakie zmiany zostały wprowadzone.
Zaawansowane systemy mogą oferować audytorom dostęp tylko do odczytu, rejestrować wszystkie działania i przechowywać dane w uporządkowany sposób. Pozwala to zaoszczędzić wiele czasu i kłopotów oraz wspiera wszystkie wymagania dotyczące zgodności z przepisami.
Komunikacja z inwestorami
Aktualizacje dla inwestorów, prognozy finansowe i raporty zawierają bardzo wrażliwe informacje. Firmy muszą ściśle kontrolować, kto może przeglądać poszczególne dokumenty i przez jaki czas. Zaawansowane zarządzanie plikami pozwala również sprawdzić, które dokumenty zostały otwarte, co pomaga zespołom zarządzać komunikacją i utrzymać zadowolenie inwestorów.
Współpraca przy projektach przedsiębiorstwa
Duże projekty angażują zespoły wewnętrzne, partnerów i zewnętrznych dostawców. Pliki muszą być udostępniane bez utraty kontroli. Zaawansowane systemy umożliwiają dostęp w oparciu o role, utrzymują porządek w dokumentach i zapewniają, że wszyscy pracują na najnowszej wersji. Zapobiega to kosztownym błędom, powielaniu i nieporozumieniom.
Kluczowe różnice między menedżerem plików a wirtualnym pokojem danych
Więc czego potrzebujesz: pokoju danych czy menedżera plików? Oto krótka tabela porównawcza, która wyjaśnia, jakie funkcje mają te rozwiązania i czym się różnią:
| Funkcja | Menedżer plików | Wirtualny pokój danych |
| Główne przeznaczenie | Ogólne przechowywanie plików i codzienna współpraca | Bezpieczne, kontrolowane udostępnianie dokumentów w przypadku transakcji wymagających szczególnej ostrożności i zgodności z przepisami |
| Architektura bezpieczeństwa | Oparta na systemie operacyjnym lub zabezpieczeniach obwodowych | Wielopoziomowe zabezpieczenia z szyfrowaniem na poziomie plików, nawet w przypadku dostępu do platformy. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe i wygasanie sesji są standardem |
| Precyzja uprawnień | Szerokie uprawnienia na poziomie folderów (odczyt/zapis/wykonywanie). Dostęp do folderu zazwyczaj zapewnia dostęp do całej zawartości | Szczegółowa kontrola na poziomie dokumentów. Możliwość ograniczenia pobierania, drukowania lub ustawienia dostępu czasowego. Możliwość wymagania akceptacji umowy o zachowaniu poufności przed wyświetleniem |
| Śledzenie i raportowanie | Podstawowe logi systemowe (tworzenie, usuwanie). | Śledzi, kto uzyskał dostęp, kiedy, na jak długo, z jakiego adresu IP i jakie działania zostały podjęte |
| Współpraca zewnętrzna | Nie jest przeznaczony do bezpiecznego udostępniania zewnętrznego | Stworzony z myślą o kontrolowanej współpracy zewnętrznej |
| Idealny przypadek użycia | Codzienne operacje wewnętrzne, współpraca zespołowa nad projektami i ogólne przechowywanie dokumentów | Due diligence w zakresie fuzji i przejęć, pozyskiwanie funduszy, postępowania prawne, licencjonowanie własności intelektualnej, zgodność z przepisami, wszelkie scenariusze wymagające dowodu kontroli dostępu |
| Wsparcie w zakresie zgodności | Ograniczone; może nie spełniać określonych wymagań dotyczących przepisów finansowych, prawnych lub dotyczących opieki zdrowotnej | Zaprojektowany w celu wsparcia zgodności z przepisami (RODO, HIPAA, SEC) |
| Koszt i złożoność | Ogólnie niższy koszt i prostsza konfiguracja i obsługa | Wyższy koszt i bardziej złożona konfiguracja, uzasadnione zaawansowanymi funkcjami bezpieczeństwa i kontroli |
Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do zarządzania plikami dla swojej firmy
Właściwy wybór zależy od tego, co chcesz chronić, kto potrzebuje dostępu i jakie przepisy mają zastosowanie. Oto kluczowe pytania, na które należy odpowiedzieć:
1. Jakiego rodzaju dane przetwarzasz?
- Ogólne dokumenty biznesowe → Przechowywanie w chmurze
- Poufne pliki wewnętrzne → Przechowywanie w chmurze z silnymi uprawnieniami
- Wysoko poufne udostępnianie zewnętrzne → Wymagany wirtualny pokój danych
2. Kto potrzebuje dostępu?
- Tylko zespół wewnętrzny → Standardowy menedżer plików lub przechowywanie w chmurze
- Wiele działów → Przechowywanie w chmurze z uprawnieniami do folderów
- Podmioty zewnętrzne (klienci, inwestorzy, audytorzy) → Wirtualny pokój danych
3. Jakie przepisy mają zastosowanie?
- Brak konkretnych przepisów → Dopuszczalne są standardowe narzędzia
- Przepisy branżowe (HIPAA, RODO) → Rozwiązania z certyfikatem zgodności
- Przepisy finansowe (SOX, SEC) → Wirtualny pokój danych z funkcjami audytowymi
4. Jaki jest koszt incydentu związanego z bezpieczeństwem?
- Niewielki wpływ → Standardowe zarządzanie plikami
- Średni wpływ (szkoda dla reputacji) → Ulepszona pamięć w chmurze
- Duży wpływ (kary regulacyjne, niepowodzenie transakcji) → Wirtualny pokój danych
Niektóre typowe scenariusze wykorzystania menedżerów plików obejmują:
| Sytuacja biznesowa | Zalecane rozwiązanie | Powód |
| Codzienna praca małego zespołu | Przechowywanie w chmurze | Funkcje współpracy, automatyczna synchronizacja, odpowiednie zabezpieczenia |
| Udostępnianie plików w dziale | Przechowywanie w chmurze z uprawnieniami | Ekonomiczne, łatwe w zarządzaniu, wystarczające środki kontroli |
| Poufne projekty klientów | Ulepszona chmura lub podstawowy VDR | Lepsza kontrola dostępu, pewne możliwości audytu |
| Transakcje fuzji i przejęć | Pełny wirtualny pokój danych | Wymagane zabezpieczenia, szczegółowe ścieżki audytu, kontrolowany dostęp zewnętrzny |
| Audyt regulacyjny | Wirtualny pokój danych | Funkcje zapewniające zgodność z przepisami, niezmienne logi, profesjonalna prezentacja |
Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania plikami biznesowymi
Sama technologia nie zapewnia skutecznego zarządzania plikami. Ważne są również procesy i dyscyplina. Dlatego dla zespołów poszukujących wskazówek dotyczących usprawnienia zarządzania plikami niniejsza lista kontrolna może stanowić dobry punkt wyjścia.
Stwórz przejrzystą strukturę folderów
Stwórz logiczne hierarchie odzwierciedlające sposób działania Twojej firmy:
- Według działów: marketing, finanse, prawny, operacyjny.
- Według projektu: nazwa klienta lub kod projektu na najwyższym poziomie.
- Według typu dokumentu: umowy, raporty, korespondencja.
- Według czasu: foldery kwartalne lub roczne dla treści, które mają ograniczony czas ważności.
Określ zasady dostępu
Utwórz zasady określające, kto ma jaki dostęp:
- Domyślnie minimalny niezbędny dostęp.
- Zastosuj grupy lub role zamiast indywidualnych uprawnień.
- Kwartalnie sprawdzaj uprawnienia i usuwaj niepotrzebny dostęp.
- Wymagaj zgody przełożonego w przypadku folderów zawierających poufne informacje.
- Natychmiast cofnij dostęp, gdy pracownik odejdzie z pracy.
Przeprowadzaj regularne audyty.
Zaplanuj okresowe przeglądy:
- Co miesiąc: sprawdzaj, czy w folderach współdzielonych nie ma osieroconych plików.
- Co kwartał: Przejrzyj i zaktualizuj uprawnienia.
- Rocznie: archiwizuj stare pliki i usuwaj nieaktualne treści.
- W razie potrzeby: Kontroluj dostęp podczas pracy nad projektami o charakterze poufnym.
Kontroluj wersje
Ustal jasne zasady dotyczące wersji dokumentów:
- W razie potrzeby używaj numerów wersji lub dat w nazwach plików.
- Wyraźnie oznaczaj wersje ostateczne.
- Archiwizuj stare wersje zamiast je usuwać.
- Rozważ zastosowanie narzędzi, które automatycznie obsługują wersjonowanie.
Standaryzacja udostępniania zewnętrznego
Ustal zasady dotyczące udostępniania plików na zewnątrz przez pracowników:
- Nigdy nie wysyłaj poufnych plików bezpośrednio pocztą elektroniczną. Korzystaj z bezpiecznych linków do udostępniania.
- Ustal daty wygaśnięcia udostępnionego dostępu.
- Wymagaj od odbiorców uwierzytelnienia przed uzyskaniem dostępu do plików.
- Co kwartał sprawdzaj, co zostało udostępnione na zewnątrz.
- W przypadku udostępniania plików o wysokim znaczeniu używaj wirtualnych pokojów danych.
Podsumowanie: Od menedżerów plików do bezpiecznych ekosystemów plików biznesowych
W przypadku firm menedżerowie plików zapewniają interfejs, z którego pracownicy korzystają na co dzień, aby uzyskać dostęp do plików cyfrowych, organizować je i pracować z nimi. W przypadku tych rutynowych zadań i gdy wykorzystywane są ogólne treści biznesowe, sprawne rozwiązanie do zarządzania plikami w połączeniu z pamięcią masową w chmurze sprawdza się doskonale.
Jednak gdy firmy muszą udostępniać lub przechowywać poufne pliki lub współpracować z zespołami zewnętrznymi (na przykład podczas fuzji i przejęć lub audytów prawnych), te proste rozwiązania nie sprawdzają się. Dlaczego? Ponieważ standardowe narzędzia do zarządzania plikami nie posiadają architektury bezpieczeństwa i funkcji zgodności wymaganych w takich sytuacjach.
To wyjaśnia, dlaczego wiele organizacji stosuje podejście wielopoziomowe. Do rutynowych operacji wykorzystują standardowe menedżery plików i pamięć masową w chmurze, a w przypadku działań o wysokiej stawce polegają na wirtualnych pokojach danych. Jest to powszechna praktyka dostosowywania narzędzi biznesowych do wymagań.
Ponieważ obecnie coraz więcej firm integruje wirtualne pokoje danych, powinny one pamiętać o kilku kwestiach. Po pierwsze, powinny ocenić swoje potrzeby i zidentyfikować scenariusze, które wymagają wzmocnionych kontroli. Po drugie, na podstawie tych spostrzeżeń mogą poszukać rozwiązań VDR, które spełniają te wymagania. Lista kontrolna przedstawiona w tym artykule zawiera szczegółowy opis krok po kroku, z którego firmy mogą skorzystać i dostosować go do swoich struktur.