Czym jest system zarządzania dokumentami i dlaczego każda firma go potrzebuje?

Według badania ekonomii społecznej przeprowadzonego przez McKinsey, pracownicy spędzają prawie 20% swojego czasu na poszukiwaniu informacji. To jeden pełny dzień w tygodniu stracony na cyfrowe poszukiwania.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów zarządzania dokumentami (DMS). Weźmy na przykład polskiego lidera w dziedzinie rozwiązań pocztowych i logistycznych. Firma ta wdrożyła system AVOCADO eDocs w celu automatyzacji przepływu wychodzących dokumentów biznesowych. Czynności, które wcześniej wymagały ręcznego drukowania i obsługi, są teraz usprawnione i zintegrowane z systemem ERP. Udało się zaoszczędzić niezliczone godziny i zmniejszyć ryzyko błędów. Takie efekty może przynieść dobrze skonstruowany system.

System zarządzania dokumentami to coś więcej niż tylko przechowywanie plików. Organizuje je i zabezpiecza, dzięki czemu ludzie mogą znaleźć to, czego potrzebują, kiedy tego potrzebują, bez obawy o utratę lub wyciek danych. 

W tym artykule omówimy, czym jest zarządzanie dokumentacją i dlaczego potrzebują go firmy każdej wielkości. Omówimy również, czym różnią się systemy zarządzania dokumentami od oprogramowania do wirtualnych pokojów danych i czy firmy potrzebują obu tych rozwiązań.  

Czym jest zarządzanie dokumentami?

Zarządzanie dokumentami to sposób, w jaki dokumenty są tworzone, organizowane, udostępniane, śledzone, a ostatecznie archiwizowane lub usuwane. Stanowi ono podstawę przepływu informacji w firmie.

Zarządzanie dokumentami ma znaczenie z dwóch ważnych powodów:

1. Zgodność z przepisami. Wiele branż ma surowe zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentów i sposobu ich ochrony. System zarządzania dokumentami znacznie ułatwia przestrzeganie tych przepisów. 
2. Wydajność. Gdy dokumenty są uporządkowane i łatwe do znalezienia, pracownicy spędzają mniej czasu na poszukiwaniu plików, a więcej na wykonywaniu rzeczywistej pracy.

Zarządzanie dokumentami przekształca pliki firmowe w uporządkowany i bezpieczny system.  Pomaga to przedsiębiorstwom zachować zgodność z przepisami i konkurencyjność.

Dlaczego nowoczesne firmy potrzebują systemu zarządzania dokumentami

Większość firm nie zdaje sobie sprawy, ile czasu tracą na dokumenty, dopóki tego nie zsumują. Pracownicy spędzają godziny na przeszukiwaniu wątków e-mailowych i współdzielonych dysków, aby znaleźć odpowiedni plik. W przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej problem ten się potęguje. Jedna osoba ma zaktualizowaną wersję, inna nie, a nikt nie wie, który plik jest ostateczny.

Do tego dochodzi kwestia zgodności z przepisami. W branżach podlegających ścisłej regulacji utrata dokumentu może narazić firmę na problemy prawne. Systemy papierowe i rozproszone pliki cyfrowe po prostu nie wystarczają. Oto potencjalne ryzyko, jakie mogą powodować te systemy w nowoczesnych warunkach:

Aby uniknąć tych zagrożeń, firmy przeszły na cyfrowe systemy zarządzania dokumentami. Dzięki tym systemom pracownicy mają natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji z dowolnego miejsca. Otrzymują przejrzystą historię wersji i automatyczne kopie zapasowe. A bezpieczeństwo jest większe niż w przypadku jakiejkolwiek szafki na dokumenty. 

Ta zmiana to coś więcej niż tylko rezygnacja z papieru lub oszczędność miejsca. W rzeczywistości pomaga ona w płynnym prowadzeniu działalności i zmniejsza ryzyko. 

Kluczowe elementy zarządzania dokumentami

Skuteczny system zarządzania dokumentami składa się z kilku kluczowych elementów. Każdy z tych elementów współdziała, zapewniając lepszą organizację i większe bezpieczeństwo informacji firmy:

• Klasyfikacja i indeksowanie. Oznaczaj dokumenty terminami umożliwiającymi wyszukiwanie, takimi jak nazwa klienta, numer projektu lub data. Dzięki temu możesz natychmiast znaleźć dowolny plik, zamiast przeszukiwać foldery.
• Przechowywanie i archiwizacja. Aktywne pliki przechowuj w centralnej, bezpiecznej lokalizacji do codziennego użytku. Nieaktywne pliki przenoś do oddzielnego, długoterminowego magazynu. Dzięki temu twoje miejsce pracy będzie uporządkowane, a wydajność zoptymalizowana.
• Kontrola dostępu i uprawnienia. Ustal zasady dotyczące tego, kto może przeglądać, edytować lub udostępniać określone dokumenty. Dzięki szczegółowym uprawnieniom dostępu pracownicy mają dostęp tylko do informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy.
• Przepływ pracy i procesy zatwierdzania. Zautomatyzuj zadania, takie jak przekazywanie faktur do płatności lub umów do podpisu cyfrowego. Przyspiesza to działanie firmy.
• Zgodność z przepisami i regulacjami. Egzekwuj zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji (np. zgodnie z normami GDPR lub ISO). Zapewnia to również ścieżkę audytu, która pozwala wykazać zgodność z przepisami podczas kontroli.
• Zarządzanie cyklem życia dokumentów. Zarządzaj dokumentem od momentu jego utworzenia, poprzez aktywne użytkowanie, aż po ostateczną archiwizację i bezpieczne usunięcie. Zapewnia to całkowitą kontrolę nad dokumentacją firmową.

Korzyści płynące z systemu zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami, jeśli jest prawidłowo wdrożony, może mieć transformacyjny wpływ na działalność przedsiębiorstwa. Oto najważniejsze korzyści, których można się spodziewać:

Szybsze wyszukiwanie dokumentów

Wyobraź sobie pracownika, który spędza 20 minut na szukaniu umowy ukrytej w wiadomości e-mail. Pomnóż to przez 100 pracowników, a stracisz wiele godzin w każdym tygodniu. 

System DMS skraca ten czas do kilku sekund, ponieważ każdy plik jest indeksowany, można go przeszukiwać i znajduje się w jednym miejscu. Teraz, na przykład, księgowy może natychmiast wyciągnąć wszystkie faktury od konkretnego dostawcy za ostatni rok podczas przeglądu budżetu.

Zmniejszone koszty papieru i przechowywania

Przechowywanie papierów jest kosztowne. Średni koszt w Stanach Zjednoczonych wynosi około 5–15 dolarów za pudełko miesięcznie. Wiele firm przechowuje setki tysięcy pudeł. Dodając do tego wydatki na papier, atrament i sprzęt drukarski, suma ta znacznie wzrasta.

Firmy mogą znacznie obniżyć koszty papieru i przechowywania po przejściu na system DMS. Ponieważ wszystkie pliki są przechowywane w formie cyfrowej, nie ma potrzeby wynajmowania zewnętrznych magazynów. Pozwala to zaoszczędzić tysiące dolarów rocznie.

Lepsza zgodność z przepisami i gotowość do audytu

W branżach podlegających regulacjom prawnym należy udowodnić, że dokumentacja jest przechowywana w prawidłowy sposób. System DMS śledzi, kto i kiedy uzyskał dostęp do danych, oraz automatyzuje zasady przechowywania. W takim przypadku, gdy audytor zażąda dowodu zgodności, na przykład zgodności szpitala z HIPAA, może szybko wygenerować szczegółowy raport, ponieważ dzięki systemowi DMS każda dokumentacja pacjenta została zarejestrowana, jest bezpieczna i łatwa do odnalezienia.

Większe bezpieczeństwo i kontrolowany dostęp

Nie każdy pracownik powinien mieć wgląd do wszystkich dokumentów. System DMS pozwala ustawić uprawnienia, dzięki czemu poufne umowy, pliki kadrowe lub raporty finansowe są widoczne tylko dla odpowiednich osób. Jest to znacznie bezpieczniejsze niż załączniki do wiadomości e-mail lub wspólne dyski.

Lepsza współpraca między zespołami

Zespoły pracujące zdalnie nie mogą po prostu wejść do czyjegoś biura, aby uzyskać potrzebny plik. Dzięki systemowi DMS wiele osób może pracować nad tym samym dokumentem, zostawiać komentarze i być na bieżąco. Wszystko to w czasie rzeczywistym. Oznacza to koniec zamieszania związanego z plikami o nazwach typu „final_v4_revised_FINAL.docx”.

Kontrola wersji i mniej błędów

Kiedy wszyscy wiedzą, że pracują nad najnowszą wersją, liczba błędów drastycznie spada. Kiedy Toyota przeniosła umowy z dostawcami do systemu DMS, wyeliminowała niejasności związane z nieaktualnymi wersjami. Wbudowana historia wersji systemu zmniejszyła liczbę kosztownych błędów i zapobiegła sporom z dostawcami.

Zarządzanie obiegiem dokumentów

Obieg dokumentów to ścieżka, jaką dokument przechodzi w firmie. Jest to sekwencja kroków związanych z zadaniami takimi jak zatwierdzanie umowy, opłacanie faktury lub przeglądanie propozycji projektu. System zarządzania obiegiem dokumentów automatyzuje te powtarzalne zadania, przesyłając dokument dalej bez interwencji człowieka.

Oto, w jaki sposób automatyzuje on kluczowe etapy:

Rejestracja dokumentów przychodzących

System może automatycznie przechwytywać i klasyfikować dokumenty przychodzące. Na przykład faktura wysłana pocztą elektroniczną na dedykowany adres jest natychmiast rejestrowana w systemie i oznaczana nazwą dostawcy. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych. Eliminuje to potencjalne błędy ludzkie. 

Przekazywanie do zatwierdzenia/podpisu

Można z góry zdefiniować zasady dotyczące dalszego obiegu dokumentu. Na przykład wniosek urlopowy jest automatycznie wysyłany do przełożonego pracownika, a po zatwierdzeniu do działu kadr. Nikt nie musi go ręcznie przekazywać dalej, a dokument nie gubi się w mailach lub stosach papierów.

Automatyczne powiadomienia i przypomnienia

System DMS automatycznie powiadamia kolejną osobę w kolejce, że czeka na nią zadanie. Jeśli nie podejmie ona działania, system wysyła e-mail z przypomnieniem. Eliminuje to konieczność ścigania osób przez kierownika zespołu lub menedżera. Każdy wie, nad czym pracuje. 

Śledzenie statusu dokumentów

Każda zaangażowana osoba może sprawdzić w systemie status dokumentu w czasie rzeczywistym. Kierownik projektu może natychmiast sprawdzić, czy umowa jest nadal „w trakcie przeglądu prawnego”, zamiast wysyłać e-maile z prośbą o aktualizację.

Jak wdrożyć system zarządzania dokumentami krok po kroku

Pomyślne wdrożenie systemu zarządzania dokumentami opiera się na trzech filarach:

• Planowanie.
• Zarządzanie zmianą.
• Integracja z innymi systemami.

Mając na uwadze te filary, wiele firm stosuje podejście krok po kroku do wdrażania systemu DMS:

1. Ocena obecnych procesów związanych z dokumentami.
   Przed wyborem systemu należy zidentyfikować problemy. Gdzie pojawiają się utrudnienia w przepływie dokumentów? W jaki sposób pracownicy obecnie wyszukują i udostępniają pliki? Taki audyt pozwala określić, jakie problemy ma rozwiązać system DMS.
2. Określ cele i wymagania dotyczące zgodności.
   Ustal jasne, mierzalne cele. Mogą to być na przykład:  „Skrócenie czasu przetwarzania faktur o 30%” lub „Osiągnięcie 100% zgodności z RODO”. Określ również wszelkie przepisy prawne, które regulują sposób zarządzania dokumentacją.
3. Wybierz oprogramowanie DMS.
   Wybierz system, który odpowiada Twoim celom i budżetowi. System DMS oparty na chmurze, taki jak SharePoint lub DocuWare, charakteryzuje się niższymi kosztami początkowymi i umożliwia zdalny dostęp. Rozwiązanie lokalne przechowuje dane na własnych serwerach, co pozwala na bezpośrednią kontrolę. Kluczem jest wybór oprogramowania, które można zintegrować z kluczowymi aplikacjami.
4. Zaplanuj migrację z plików papierowych i cyfrowych.
   Nie próbuj przenosić wszystkiego naraz. Ustal priorytety dotyczące dokumentów, które należy najpierw zdigitalizować i przenieść. Następnie opracuj plan etapowy, aby uniknąć przeciążenia zespołu i dokładnie przenieść wszystkie dane.
5. Przeszkol pracowników.
   Wykraczaj poza podstawowe instrukcje dotyczące oprogramowania. Pokaż pracownikom, w jaki sposób system DMS ułatwi im pracę. Zapewnij wsparcie i wyznacz „liderów” w każdym dziale, aby zachęcić do korzystania z systemu.
6. Monitoruj i optymalizuj po wdrożeniu.
   Wdrożenie to dopiero początek. Zbierz opinie od pracowników i bądź przygotowany na dostosowanie procesów pracy. 

Jakie funkcje powinien mieć system DMS?

Odpowiednie funkcje systemu DMS pozwalają sprostać największym wyzwaniom związanym z dokumentami. Mogą one różnić się w zależności od firmy, ale dla wielu z nich są to strata czasu poświęcana na wyszukiwanie i zagrożenia dla bezpieczeństwa. Oto funkcje, których nie może zabraknąć:

Bezpieczeństwo w zarządzaniu dokumentami

Bezpieczna wymiana plików danych jest jednym z głównych powodów, dla których firmy wybierają systemy DMS. Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami zapewniają wielopoziomową ochronę danych. Oto kluczowe funkcje bezpieczeństwa, które chronią informacje biznesowe:

• Szyfrowanie danych chroni dokumenty podczas przesyłania i przechowywania. Nawet jeśli ktoś przechwyci dane lub uzyska dostęp do serwera pamięci masowej, informacje będą nieczytelne bez kluczy szyfrujących.
• Uwierzytelnianie użytkowników (MFA, SSO) weryfikuje tożsamość użytkowników przed uzyskaniem dostępu. Na przykład MFA wymaga dodatkowej weryfikacji, wykraczającej poza samo hasło. SSO integruje się z istniejącym dostawcą tożsamości w celu scentralizowanej kontroli.
• Dostęp oparty na uprawnieniach gwarantuje, że użytkownicy widzą tylko dokumenty związane z ich rolą. Możesz ograniczyć dostęp do określonych folderów lub dokumentów. Żaden nieuprawniony pracownik nie może zobaczyć dokumentacji kadrowej, danych finansowych ani poufnych projektów.
• Dzienniki audytowe i śledzenie aktywności przechowują pełną historię wszystkich działań dotyczących dokumentu. Można sprawdzić, kto uzyskał dostęp do pliku, kiedy, jakie zmiany zostały wprowadzone, czy plik został pobrany lub udostępniony.
• Zgodność z normami bezpieczeństwa pomoże Ci spełnić wymogi regulacyjne. Obejmują one funkcje zaprojektowane z myślą o zgodności z RODO lub polskim organem ochrony danych, jeśli firma prowadzi działalność w Polsce w zakresie ochrony danych osobowych. 

Systemy zarządzania dokumentami a wirtualne pokoje danych

Zarówno systemy zarządzania dokumentami, jak i wirtualne pokoje danych służą do przechowywania i zarządzania plikami cyfrowymi. Na tym jednak kończą się podobieństwa. Cele, jakim służą te systemy, są zupełnie różne. 

System DMS jest przeznaczony do bieżącego, codziennego zarządzania plikami w całej organizacji. Natomiast VDR to platforma stworzona specjalnie z myślą o poufnych transakcjach i procesach o wysokiej stawce. Dowiedz się więcej o tym, czym jest VDR (co to jest VDR).

Oto, czym różnią się te systemy:

System zarządzania dokumentami (DMS) obejmuje takie zadania, jak zarządzanie dokumentami kadrowymi lub raportami wewnętrznymi. Nie należy go jednak stosować w przypadku konkretnych projektów wymagających najwyższego poziomu bezpieczeństwa i kontrolowanego dostępu. Do tego służą pokoje danych. Najlepszym rozwiązaniem jest jednoczesne stosowanie obu narzędzi: systemu DMS do operacji wewnętrznych oraz pokoju danych (VDR) do zarządzania bezpiecznym procesem due diligence w przypadku fuzji.

Jak wybrać odpowiedni system zarządzania dokumentami

Odpowiedni system zarządzania dokumentami pozwala zaoszczędzić czas i zasoby, natomiast niewłaściwy stwarza nowe przeszkody. Wybierając system, należy określić największe wyzwania związane z dokumentami i kluczowe wymagania. 

Następnie sprawdź, co oferuje rynek. Zamiast po prostu porównywać modele cenowe i listę funkcji,  oceń systemy pod kątem tego, jak dobrze ich funkcje odpowiadają Twoim konkretnym potrzebom. Oto kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę:

Wymogi zgodności specyficzne dla branży

Określ swoje wymagania regulacyjne. Firmy działające w sektorze opieki zdrowotnej muszą szukać oprogramowania zgodnego z HIPAA. Kancelarie prawne wymagają ścisłych zasad przechowywania dokumentów, a spółki publiczne potrzebują wsparcia SOX. 

Rozwiązania w chmurze a rozwiązania lokalne

Systemy zarządzania dokumentami w chmurze oferują niższe koszty początkowe. Są łatwiejsze w utrzymaniu i zapewniają zdalny dostęp, co jest zaletą dla zespołów pracujących zdalnie. 

Rozwiązania lokalne zapewniają pełną kontrolę nad danymi, ale wymagają infrastruktury IT. Wybór zależy od wrażliwości danych i dostępnych zasobów IT. Należy również wziąć pod uwagę budżet, ponieważ oprogramowanie lokalne jest droższe w instalacji i utrzymaniu. 

Łatwość obsługi i wymagania szkoleniowe

System powinien być intuicyjny dla twojego zespołu. Skomplikowane oprogramowanie, które wymaga długiego szkolenia, będzie słabo przyjęte i spowolni wszystkie procesy. Poszukaj przejrzystego interfejsu i zapytaj dostawcę o wsparcie wdrożeniowe i zasoby szkoleniowe.

Reputacja dostawcy i certyfikaty

Sprawdź osiągnięcia dostawcy, opinie klientów i jego obecność w branży. Sprawdź, czy posiada ważne certyfikaty, takie jak SOC 2, ISO 27001 lub konkretne certyfikaty zgodności odpowiednie dla twojej branży. 

W tym etapie poszukiwań szczególnie pomocne są serwisy takie jak G2 i Capterra. Można tam sprawdzić, co o oprogramowaniu sądzą prawdziwi użytkownicy z branż podobnych do twojej. Informacje te pomogą Ci stworzyć listę kandydatów do wyboru. 

Skalowalność dostosowana do rozwoju firmy

Weź pod uwagę swoje przyszłe potrzeby. Czy system poradzi sobie ze zwiększoną liczbą dokumentów, większą liczbą użytkowników i dodatkowymi lokalizacjami? Odpowiednie rozwiązanie do zarządzania dokumentami powinno być w stanie rozwijać się wraz z twoją firmą bez konieczności kosztownej migracji w przyszłości.

Wnioski

Dobry system zarządzania dokumentami jest podstawą każdej firmy. Odpowiedni system DMS przyniesie twojej organizacji natychmiastowe i długoterminowe korzyści. 

Firmy, które wdrożyły te systemy, odnotowały wzrost wydajności, ponieważ pracownicy spędzają mniej czasu na wyszukiwaniu informacji, a więcej na rzeczywistej pracy. Ponadto dzięki zautomatyzowanym zasadom przechowywania i ścieżkom audytu wzmocniła się ich pozycja w zakresie zgodności z przepisami. Co najważniejsze, wszystkie poufne dane są bezpieczne dzięki kontroli dostępu i szyfrowaniu. 

Chociaż system DMS jest użytecznym narzędziem w codziennej działalności, nie nadaje się do działań biznesowych o wysokiej stawce, takich jak fuzje i przejęcia, due diligence czy pozyskiwanie funduszy. W takich przypadkach zaleca się stosowanie rozwiązania w postaci wirtualnego pokoju danych. To hybrydowe podejście zapewnia maksymalną elastyczność: wydajne zarządzanie dokumentami na co dzień oraz najwyższy poziom bezpieczeństwa, gdy jest to najbardziej potrzebne.